Ajouter un calendrier de réservation sur son site WordPress (Tuto Calendly)

Tu rêves d’automatiser la prise de rendez-vous sur ton site WordPress sans prise de tête ? Il est temps de mettre en place un calendrier de réservation sur ton site 🗓️ !

En tant que prestataire de service, tu utilises peut-être déjà un simple formulaire de contact sur ton site WordPress. Et, soyons honnêtes, c’est déjà très bien ! Ça te permet d’échanger plus longuement avec tes clients, de comprendre leurs besoins en détail, et de créer un vrai lien avant même de travailler ensemble.

Mais… peut-être que tu commences à réaliser que ces allers-retours pour caler un simple rendez-vous téléphonique ou une séance te prennent un temps fou ? Entre les « Tu es dispo lundi ? Non ? Et mercredi ? Ah, tu as déjà un call… », on perd vite le fil et l’énergie. 😅

C’est là que le planificateur de rendez-vous en ligne entre en scène ! Ton client peut voir tes disponibilités en un clin d’œil, réserver un créneau en quelques clics, et hop, c’est réglé. Plus besoin de jongler avec les e-mails et les agendas, et chacun peut s’organiser sans stress.  🙌

Dans cet article, je te montre comment ajouter un calendrier de réservation à ton site WordPress pour te simplifier la vie (et celle de tes clients) ! Prêt·e à automatiser tes prises de rendez-vous ?

Ajouter un calendrier de réservation sur son site : les avantages

Que tu sois coach, photographe, thérapeute ou à la tête d’une petite entreprise de services, tu sais à quel point ton temps est précieux. Simplifier la prise de rendez-vous avec tes clients, c’est non seulement offrir une meilleure expérience, mais aussi réduire les allers-retours d’e-mails.

Heureusement, avec WordPress, tu as plusieurs options pour ajouter un calendrier de réservation à ton site, que ce soit via des extensions ou des outils de réservation externes comme Calendly. C’est simple à mettre en place et ça peut vraiment être un game-changer en termes d’organisation.

Voici un petit résumé de tout ce que te permet un calendrier de réservation directement intégré sur ton site :

• 🕒 Gagner du temps et réduire les emails : Avec un formulaire, tu dois lire chaque message, vérifier tes disponibilités et envoyer plusieurs e-mails pour finaliser un rendez-vous (super relouu, on est d’accord ?). Un calendrier de réservation, en revanche, te permet de définir tes créneaux horaires à l’avance et laisse tes clients réserver directement, sans passer par ta boîte mail. Résultat : plus de temps pour tes clients et moins de stress pour toi.
• 👻 Eviter les oublis de rendez-vous : Les calendriers comme Calendly envoient automatiquement des rappels par e-mail ou SMS, ce qui réduit les absences de dernière minute (et on sait à quel point c’est rageant de bloquer un créneau pour rien !).
• ⭐️ Améliorer l’expérience clients : Avec un formulaire, tes clients doivent attendre que tu confirmes chaque rendez-vous (bof, pas très fun). Avec un calendrier, ils choisissent eux-mêmes leur créneau en quelques clics, sans attendre de réponse (et là, tu passes pour une vraie pro !).
• 🤖 Intégrer des outils et proposer du paiements en ligne : Les formulaires classiques sont souvent limités (et un peu ringards à côté). En revanche, les calendriers peuvent se connecter à des outils comme Google Calendar, Zoom, ou même des solutions de paiement comme Stripe ou Paypal. Parfait si tu veux automatiser ta gestion de rendez-vous et te libérer du temps pour te concentrer sur ce que tu aimes vraiment.
• 💼 Automatiser et mieux t’organiser
  Un formulaire génère des e-mails (et finit souvent dans ta boîte spam), mais un calendrier gère tout seul les réservations, les rappels et même les annulations. En gros, tu transformes ton site en un assistant personnel, sans effort (et ça, c’est carrément stylé). 🚀

Choisir le bon outil de réservation pour son site WordPress

OK, maintenant que tu es convaincu(e) que le calendrier de prise de RDV en ligne, c’est clairement le move à faire, passons à l’étape suivante : choisir le bon outil. Parce que oui, il existe une tonne d’options, et toutes ne se valent pas. Pour t’aider à faire le bon choix, j’ai séparé les solutions en deux grandes catégories : les extensions WordPress et les outils de planification de rendez-vous. À toi de voir ce qui correspond le mieux à tes besoins !

Les extensions WordPress de réservation

• Amelia – Idéal pour les pros qui veulent une solution tout-en-un (cours, consultations, événements…). Super personnalisable, mais un peu plus technique.
• Bookly – Parfait pour les rendez-vous récurrents et les entreprises qui ont besoin de fonctionnalités avancées (comme les rappels par SMS et les paiements en ligne).
• Simply Schedule Appointments – Minimaliste et intuitif, parfait pour les débutants et les petites structures qui souhaitent planifier leur rendez-vous.
• Schedule Forms (JetForm Builder) – Une option plus simple et flexible si tu utilises JetForm Builder pour créer tes formulaires WordPress.

Les outils externes de réservation

• Calendly – L’option que je te recommande si tu veux une solution simple, gratuite, flexible et rapide à mettre en place. On va d’ailleurs se concentrer là-dessus dans la suite de cet article.
• Acuity Scheduling – Très populaire auprès des coachs et thérapeutes, avec des options de paiement intégrées.
• Notion Calendar – Idéal si tu utilises déjà Notion pour organiser ton business et que tu veux centraliser tes rendez-vous, regarde un peu leur nouvelle fonctionnalité de prise de rendez-vous. Peut-être qu’elle répondra à tes besoins.

👉 Mon conseil : Si tu débutes et que tu n’as pas envie de te prendre la tête avec les configurations ou d’investir dans une extension premium, commence avec Calendly. C’est un outil ultra simple, et la version gratuite est déjà très complète.

Pourquoi je recommande Calendly pour la prise de rendez-vous en ligne

Calendly est une excellente alternative aux extensions de réservation WordPress. C’est mon outil préféré et celui que je recommande généralement aux débutants et freelances. C’est un outil très simple, facile à utiliser et avec une version gratuite. Il y a tout ce qu’il faut pour simplifier la gestion des rendez-vous en ligne. Voici ses points forts en quelques mots :

• Des calendriers de réservation faciles à créer : Calendly est super intuitif. En quelques clics, tu as un calendrier en ligne prêt à l’emploi.
• Des intégrations puissantes : Calendly s’intègre avec une tonne d’outils que tu utilises déjà, comme Google Calendar, Zoom, Slack et même des outils de paiement comme Stripe ou PayPal.
• Une personnalisation avancée : Tu peux personnaliser chaque type de rendez-vous selon tes besoins (durée, créneaux horaires, types de sessions).
• Des envois de rappels automatiques : Calendly peut envoyer automatiquement des rappels à tes clients avant chaque rendez-vous, ce qui réduit les lapins et te fait gagner du temps.

Si cet outil te parle, je te montre comment créer ton compte et configurer ton calendrier dans la suite de l’article. Let’s go ! 😊

Tuto : Créer un compte Calendly et configurer un calendrier

Avant de te lancer dans l’intégration de ton calendrier de réservation sur ton site WordPress, il faut d’abord créer ton compte Calendly et configurer ton premier événement (promis, c’est rapide et sans prise de tête) !

1. Crée un compte Calendly – Rends-toi sur Calendly et inscris-toi gratuitement. Pas besoin de sortir ta carte bleue pour commencer.
2. Configure ton premier événement – Choisis la durée de tes sessions (30 minutes, 1 heure, etc.) et définis tes plages horaires disponibles.
3. Personnalise ton calendrier – Ajoute une petite description sympa, ton logo, et choisis les informations que tu veux demander à tes clients (nom, e-mail, numéro de téléphone, etc.).
4. Active les notifications – Configure des rappels automatiques par e-mail ou SMS pour éviter les oublis de rendez-vous (selon ton plan tu n’auras pas les mêmes options de rappel).
5. Teste ton calendrier – Vérifie que tout fonctionne en partageant ton lien avec un(e) ami(e) (ou avec toi-même) pour t’assurer que tout est bien configuré.

Ça y est, ton calendrier est prêt à recevoir tes premières réservations !

Intégrer Calendly à son site WordPress

Maintenant que ton calendrier est prêt, il est temps de l’ajouter à ton site WordPress. Plusieurs options s’offrent à toi, selon ton niveau de personnalisation et l’expérience que tu veux offrir à tes visiteurs :

Option 1 : Ajouter un lien ou un bouton « Réserver »

La méthode la plus simple et rapide.

1. Récupère le lien de ton calendrier sur Calendly.
2. Insère ce lien dans un bouton ou un texte sur ton site WordPress, comme « Réserver maintenant » ou « Prendre rendez-vous ».
3. Pense à paramétrer ton lien pour qu’il s’ouvre dans un nouvel onglet, comme ça, ton visiteur reste sur ton site pendant qu’il réserve.

Option 2 : Intégrer ton calendrier directement sur ta page

Si tu veux afficher ton calendrier de réservation directement sur ton site, l’intégration dans une page est très simple :

1. Récupère le code d’intégration – Sur Calendly, clique sur « Share Your Link » puis « Embed on your website » et choisis l’option « Inline Embed ». Copie le code fourni.
2. Ajoute le code dans WordPress – Va dans ton tableau de bord WordPress et crée une nouvelle page (ou modifie une page existante). Ajoute un bloc HTML (ou un widget HTML si tu utilises Elementor) et colle le code que tu viens de copier.
3. Personnalise ton calendrier – Ajuste les dimensions et les styles pour que ton calendrier s’intègre parfaitement à ton site. Tu peux aussi ajouter des titres, des descriptions ou même un appel à l’action au-dessus pour encourager tes visiteurs à réserver.
4. Teste et publie – N’oublie pas de prévisualiser ta page pour vérifier que tout fonctionne bien avant de la publier.

Astuces pour optimiser son calendrier

Maintenant que ton calendrier est en place, voici quelques astuces pour le rendre encore plus efficace :

• Mets en valeur ton calendrier sur ton site : Place ton lien de réservation là où tes visiteurs ne peuvent pas le manquer : en haut de ta page d’accueil, dans ton menu ou même en pop-up.
• Personnalise tes confirmations (notifications) : Ajoute un message sympa et engageant pour remercier tes clients après chaque réservation.
• Automatise les rappels de rendez-vous : Utilise les rappels pour éviter les oublis de rendez-vous et réduire les annulations de dernière minute.
• Synchronise le calendrier avec ton agenda : Assure-toi que ton calendrier est bien synchronisé avec ton emploi du temps pour éviter les doubles réservations.

Et voilà, ton calendrier est maintenant intégré directement sur ton site, prêt à accueillir tes premières réservations ! Plus besoin de plugins compliqués ni de jongler avec ton planning : tout est automatique et optimisé. Tu peux booster ton organisation et améliorer ton expérience clients.

Tu vas enfin gagner un temps précieux ! Et si tu veux aller encore plus loin et donner à ton site un look ultra pro, n’oublie pas de jeter un œil à mes templates WordPress, spécialement conçus pour les petites entreprises et créateurs indépendants. 😉

N’hésite pas à venir échanger sur Instagram si tu as des questions !

A très vite,
Marina